Конференц-звонок: советы по подготовке, стоимость, модерация

Содержание

• Что такое конференц-связь?
• Как работает конференц-связь?
• Провайдер конференц-связи
• Различные модели ценообразования для конференц-связи
• Сколько на самом деле стоит конференц-связь?
• Что вам нужно для конференц-связи?
• Типичные проблемы с конференц-связью
• Как избежать ошибок в телекоммуникационной компании?
• Задачи и функции модератора
• Как работает конференц-связь с мобильным телефоном?

Конференц-связь - идеальный инструмент для простого, быстрого и недорогого обсуждения профессиональных вопросов с более чем двумя людьми - будь то проекты или презентации. Для этого не требуется слишком больших технических усилий. Для современной «телефонной компании» достаточно простого телефона или сотового телефона. Однако есть несколько важных правил для конференц-связи, на которые следует обратить внимание заранее. Наши контрольные списки покажут вам, какие ...

Что такое конференц-связь?

Телефонные конференции или так называемые конференц-связи - это встречи, на которых вы можете только слышать, но не видеть друг друга. Термин «телефонная конференция», также известный под аббревиатурой Telko или TK, обычно используется для телефонных разговоров с более чем двумя участниками. При трех-четырех участниках один говорит о трехсторонней или четырехсторонней конференции. Все, что выходит за рамки этого с точки зрения участников, - это просто телекоммуникационная компания. Кроме того, телефонные конференции различаются по типу подключения:

• Процедура дозвона
  Участники самостоятельно подключаются к конференции - снабжены соответствующими данными доступа - и должны аутентифицироваться с помощью ПИН-кода.
• Процедура дозвона
  Участники вызываются оператором оператора связи или организатором, и конференция "вызывается". Хотя этот процесс удобнее, он также дороже для организатора, так как он также берет на себя все расходы на подключение.

Как работает конференц-связь?

Конференц-связь может быть организована и реализована быстро. Между тем, в Интернете существует множество - в некоторых случаях бесплатных - провайдеров телефонной связи (подробнее об этом в следующем разделе). Необязательно выполнять великие предпосылки.

Современная телефонная система не требуется. Простой телефон или сотовый телефон - это все, что нужно для телесовещания. Поэтому, если вы хотите начать конференц-связь с тремя или более участниками, вам нужно всего три простых шага:

• Зарегистрировать конференц-связь
  Чтобы инициировать конференц-связь, вы должны зарегистрировать конференц-связь у выбранного провайдера. Эта регистрация обычно требуется только один раз и обычно уже возможна на веб-сайте поставщика телекоммуникационных услуг. Для этого вам обычно нужны только имя и адрес электронной почты (бесплатные провайдеры могут использовать их в коммерческих целях) или адрес для выставления счетов (для платных провайдеров телекоммуникационных услуг).
• Передавать данные доступа
  Обычно вам предоставляется так называемая комната для конференц-связи. Позже все участники смогут подключиться к этой виртуальной комнате. Для этого в конференц-зале имеется ключ данных, состоящий из двух частей: телефонный номер (номер для подключения) и PIN-код конференции (код подключения, PIN-код для подключения или PIN-код конференции). Имея данные, любой может дозвониться отовсюду со своего телефона, iPhone или другого смартфона.
• Начать конференц-звонок
  Если у всех участников есть номер и ПИН-код, можно начинать. Назначьте время, наберите номер и начните конференц-связь. Обычно для входа в комнату требуется не менее двух участников. Некоторые поставщики телекоммуникационных услуг имеют так называемого лидера конференции - в основном из соображений безопасности. У него есть собственный PIN-код лидера конференции, а также он тот, кто разрешает конференц-связь для всех. До тех пор остальные участники часто слышат только музыку в режиме ожидания.

Провайдер конференц-связи

Звонок с домашнего или офисного телефона соединяет вас только с одним человеком. Поэтому для конференц-связи с более чем двумя участниками вы должны использовать определенного провайдера или программное обеспечение.

Какой из них вы выберете, зависит, с одной стороны, от ваших ожиданий или требований поставщика - с другой стороны, конечно, от цены предложения. Мы познакомим вас с различными провайдерами, с которыми вы можете проводить конференц-связь:

• Конференц-звонок на немецком языке
  Провайдер deutsche-telefonkonferenz.de рекламирует «100% бесплатную конференц-связь». Таким образом, вам не нужно платить никаких дополнительных сборов, вам нужно заплатить только за звонок на стационарный телефон. После регистрации вы получите данные для доступа по электронной почте и сразу сможете приступить к работе. Количество участников и продолжительность конференции не ограничены.
• SmartConference
  Вы часто используете конференц-связь, для регулярных встреч, встреч с клиентами или для работы в команде? Затем вы можете оформить ежемесячную подписку за 9,90 у провайдера SmartConference. До 5 участников могут присоединиться к Telko по этой фиксированной цене. Для больших групп действуют более дорогие тарифы до 25 участников.
• WhatsApp
  Возможны не только короткие сообщения, но и телефонные конференции через Whatsapp. В приложении вы можете легко создать групповой вызов и добавить до семи ваших контактов. Легко, быстро и бесплатно. Идеально подходит для частных пользователей, но для некоторых компаний этот вариант недостаточно профессиональный. Кроме того, вы, конечно же, должны быть подключены ко всем участникам через Whatsapp.
• Skype
  Служба Microsoft Skype также предлагает функцию групповых звонков. Для этого вам необходимо добавить желаемых участников в группу с помощью ваших контактов или поиска. Как только он будет создан, вы можете начать групповой вызов. Если все участники используют программное обеспечение Skype, этот тип конференц-связи является бесплатным.
• Бизнес-конференция Telekom
  Deutsche Telekom предлагает собственную службу телефонных конференций, которая позволяет проводить как простые телефонные конференции, так и веб-конференции. Помимо разговора, можно также предоставить общий доступ к документам или показать презентации. При выставлении счета в соответствии с использованием затраты составляют около 10 центов за минуту на участника. 30-минутная конференц-связь с 5 участниками будет стоить около 15 евро. Но существуют также модели фиксированной ставки для разного количества участников.
• Meebl
  Meeble рекламирует несколько пунктов: бесплатно, без регистрации, без рекламы и без спама. Все, что вам нужно сделать, это ввести свой адрес электронной почты и отображаемый код - комната для конференц-связи настроена и может использоваться. Вы получите бесплатные телефонные номера из Германии, Австрии и Швейцарии. Если вы хотите поддержать услугу, вы можете добровольно выбрать платный номер.

Другие (частично платные) поставщики в алфавитном порядке без рейтинга: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefondekonferenz.onferenz. VoiceMeeting, Woopla.

Различные модели ценообразования для конференц-связи

Несмотря на большой выбор разных поставщиков, модели ценообразования можно разделить всего на две категории. При выборе подходящего решения вы можете выбрать одно из них (и связанного провайдера):

• Счета на основе использования
  Оплата здесь поминутная и за участника. Провайдеры точно определяют, сколько участников было подключено к конференц-связи и на какой период времени. Умножение на указанный тариф дает сумму счета.
• Единая ставка с подпиской
  Фиксированная цена, которую вы можете тратить на конференц-звонки так часто и столько, сколько захотите. Размер стоимости подписки зависит от количества участников. Около 10 евро в месяц для звонков до 7 пользователей.

Лучше определиться, какой вариант вам подходит. Частые телефонные конференции с большой продолжительностью и большим количеством участников в первом варианте значительно дороже. С другой стороны, если вы редко приглашаете себя в телекоммуникационную компанию небольшими группами, вы можете слишком много платить по фиксированной ставке.

Сколько на самом деле стоит конференц-связь?

Многие провайдеры заявляют, что их конференц-связь бесплатна - при ближайшем рассмотрении это часто не совсем так: либо есть ограничения на количество участников, либо первый шаг - регистрация - бесплатен. Даже если нет договорных обязательств или ежемесячных затрат, обычно взимается небольшая поминутная плата за время разговора во время конференц-связи.

Какие расходы возникают, также зависит от того, откуда соответствующие абоненты подключаются к сети. Как правило, каждый участник оплачивает расходы на подключение к фиксированной сети Германии. Они зависят от соответствующего поставщика услуг телефонной связи: если у вас фиксированная ставка в стационарной сети Германии, вам не придется платить никаких дополнительных сборов;

Однако возможны и участники из-за рубежа, у которых нет особых условий для фиксированной связи Германии. В зависимости от провайдера, лидер конференции также может взять на себя оплату телефонной конференции для всех. В таких случаях снимается соответствующая подписка.

Что вам нужно для конференц-связи?

Прежде чем выбрать подходящего провайдера конференц-связи, вы должны высказать несколько формальных мыслей о самой конференц-связи. Эти критерии влияют на выбор провайдера и, следовательно, на стоимость конференц-связи:

• Число участников: Сколько участников участвует в телекоммуникационной компании?
• Источник: Звонят ли звонящие из-за границы?
• Расходы: Кто оплачивает плату за конференц-связь?
• Дополнительные функции: Вам нужны такие услуги, как веб-контроль (для параллельных презентаций) или функция записи?

Как правило, стандартизированных конференц-звонков и провайдеров хватает до десяти участников. Тем не менее, вам следует обратить особое внимание на интернациональность звонящих и ограничение количества участников, иначе это может быстро стать дорогим.

Типичные проблемы с конференц-связью

Несмотря на простоту технологии, с конференц-связью все может пойти не так. Общие проблемы включают:

• Проблемы с набором номера
  В конференц-связи часто бывает по крайней мере один человек, который не может дозвониться - либо потому, что данные доступа неверны (или были записаны неправильно), либо потому, что используемое программное обеспечение (например, в Skype) устарело.
• связь
  Никто ничего не может с этим поделать, но раздражает, когда участники постоянно вылетают из конференц-связи и вынуждены снова набирать номер из-за плохого (радио) соединения, например.
• Фоновый шум
  Если участники слушают музыку в фоновом режиме, окно открыто или участники просто забыли нажать кнопку отключения звука во время разговора с другим человеком в офисе, это очень раздражает.
• Речевая дисциплина
  Поскольку никто не видит друг друга, не существует невербальной коммуникации, которая сигнализирует, например, о том, кому будет слово следующим. Эффект: трудно согласовать, кто и когда говорит. Либо все отвечают на вопрос одновременно, либо ни одного.

Как избежать ошибок в телекоммуникационной компании?

Ниже мы также предоставляем вам PDF-документ, который вы можете скачать бесплатно и который содержит множество советов по подготовке и проведению телефонных конференций. Это позволит избежать неприятных неприятностей и будет способствовать успеху конференц-связи.

Скачайте, чтобы избежать ошибок

Задачи и функции модератора

Как модератор, вы должны играть особую роль во время конференц-связи. Они наводят порядок в разговоре. Вы отвечаете за следующие задачи:

• открытие
  Вы приветствуете всех присутствующих. Они объясняют, почему происходит телекомпания и о чем она будет в дальнейшем.
• представление участников
  Если это не обычный конференц-звонок или есть новые участники, вам следует познакомить всех друг с другом, чтобы создать приятную атмосферу для обсуждения.
• координация
  Ваша основная задача - координировать отдельные выступления и направлять обсуждение. Проще всего предоставить (и отозвать) слово участникам.
• время
  Следите за часами, чтобы не было превышено время конференц-связи. Убедитесь, что повестка дня также проработана.
• Резюме
  Модератор закрывает конференц-связь. В конце вы должны подвести итоги, наметить следующие шаги и указать, когда состоится следующая встреча.

Как работает конференц-связь с мобильным телефоном?

В принципе, конференц-связь с мобильным телефоном или iPhone не отличается от других. Прежде всего, вы должны убедиться, что у вашего сотового телефона достаточно времени автономной работы - более длительные звонки на смартфон часто просто поглощают энергию. Вы также должны заранее убедиться, что ваш контракт на мобильную связь включает фиксированную ставку за стационарную сеть. Это единственный способ сделать конференц-звонок по-настоящему бесплатным для вас.

Во время конференц-связи с мобильным телефоном Особенно рекомендуются такие приложения, как служба обмена сообщениями WhatsApp. И пользователи iPhone, и владельцы смартфонов Android могут так же легко обойтись без дополнительных приложений, поскольку их мобильный телефон обычно уже включает эту функцию. Принцип идентичен: сначала вы должны позвонить тому, кто должен ответить на ваш звонок, чтобы иметь возможность добавлять других участников с помощью символа телефона со знаком плюс. Обратите внимание: все участники должны быть сохранены в своих мобильных телефонах. Кроме того, конференц-связь прерывается в тот момент, когда вы кладете трубку.